Dieser POD konzentriert sich im ersten Schritt auf zwei Arten von Dokumenten:

• Finale Dokumente, die keine weitere Bearbeitung bedürfen (PDFs, Informationsmaterialien)
• Vorlagen für die weiterführende Verwendung (PowerPoint-Vorlagen, Formulare)

Die Dokumente können weitreichender Natur sein. Ob Corporate, für das Marketing, den Vertrieb oder den Bereich Finance-Bereich: Jeder Unternehmensbereich für jedes Unternehmen der Gruppe würde von einer ordentlichen, strukturierten und aktuellen Ablage profitieren. Folgend finden Sie ein paar Beispiele:

• Kunden-SAQ–Fragebogen, Lieferantenselbstauskünfte, Schulungsnachweise
• Formblätter, Tabellen, Auswertungen
• Vorlagen für Statistiken
• Marketingmaterialien
• Code of Conducts, CSR-Leitbilder, Politiken
• Gesetzliche oder juristische Arbeitsgrundlagen

Notiz: Weiterführend könnte auch die Ablage für lebende Dokumente besprochen werden, die noch „in Progress“ sind. Die strukturierte Pflege, Bearbeitung und Weiterentwicklung von lebenden Dokumenten bedürfen jedoch eine weitreichendere, individuellere und strategischere Auseinandersetzung (Zugriffsrechte, Protokollierung, Dokumentenbezeichnung etc.) und bieten für sich allein gestellt genug Potenzial für einen weiteren POD.

Dass Dokumente im Unternehmen sicher abgelegt werden müssen, und geschützt sein sollen vor externen oder ungewollten Eingriffen, steht außer Frage. Dennoch ist es wichtig, dass ein jeder Mitarbeiter nicht an der Hürde scheitert, ein Dokument überhaupt zu finden. Aufgrund hoher Sicherheitsstandards existiert kein lokaler Server, auf den alle Unternehmen zugreifen können, weshalb eine online-basierte Lösung unumgänglich ist. Das Intranet bietet hier die besten Voraussetzungen.

Neben dem allgemeinen Zugriff sind auch individuelle Zugriffsrechte zu diskutieren. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt denselben Zugriff auf Dokumente, vor allem wenn sie zum Teil vertrauliche Informationen enthalten. Eine klare Rollenzuteilung der Nutzer ist erstrebenswert. Welche Units und Unternehmen haben Zugriff auf welche Dokumente? Welche Personen haben Bearbeitungs-, Download- oder rudimentäre Einsicht-Berechtigungen? Das sind individuelle Entscheidungen, nach denen Dokumente geclustert und sortiert werden sollten.

Auch bei der Sortierung und Dokumentenbezeichnung ist eine klare Struktur im Sinne der Gruppe sowie im Sinne aller Nutzerinnen und Nutzer. Durch eine klare Gliederung und Clustern der Themen nach Bereichen, Unternehmen oder Zielgruppen können Suchaufwände, Zeitaufwände und Nerven eingespart werden. Kleine Faustregel: Nach maximal „5 Klicks“ muss ein Dokument gefunden sein.

Eine klare Struktur allein genügt jedoch nicht für ein nutzerfreundliches Angebot. Auch der quantitative Umfang muss berücksichtigt werden, die aktuelle Masse an Informations-Kanälen (z.B. via Teams) muss verringert werden und Dateidubletten entfernt werden, sodass jeder Kollege und eine jede Kollegin wissen, an welchem Ort das eine richtige Dokument abliegt.

All diese Entscheidungen sollten von einer zentralen Anlaufstelle koordiniert und gesteuert werden, eine Möglichkeit wäre hier die Marketing-Abteilung in enger Abstimmung mit den jeweiligen Unternehmensbereichen.

Für eine sinnvolle, wirtschaftliche und einheitliche Nutzung eines Dokumententresors muss der Umgang hiermit gelernt werden. Eine Schulung zum richtigen Umgang mit dem Intranet und dessen Anwendungsbereiche sollte in Präsenz stattfinden.

Nur wenn sich alle Nutzer*innen mit dem System identifizieren und den Mehrwert hierbei sehen, haben wir eine Chance, dass solch ein Unternehmenstresor sinnvoll genutzt wird.

Ein Dokument, das bereits vorhanden ist, ist leicht in Form zu bringen (wobei diese natürlich noch einmal kontrolliert und für die große Runde final freigegeben werden muss). Schwieriger hingegen ist die Aufgaben-Zuteilung und die damit einhergehende Verantwortung bei der Erstellung und Freigabe neuer Dokumente, sofern diese Arbeit durch verschiedene Personen im gleichen qualitativen Maße erstellt werden könnte.

Hier soll das Gruppendenken gefördert werden. Die Zeit und Arbeit, die jemand in die Erstellung eines Dokumentes setzt, bräuchte der oder die Kollegin bei einer unserer Schwesterfirma gegebenenfalls auch.

Es sollte stets der Ersteller vermerkt werden, damit dieser im Falle von Rückfragen oder Anmerkungen kontaktiert werden kann.

Wie bereits erläutert, ist aus Gründen der IT-Sicherheit eine online-basierte Version die naheliegendste Lösung.

Das Intranet bietet hier eine solide Ausgangsbasis. Über eine SharePoint-Anbindung könnten beispielsweise Dokumente versioniert und mit Metadaten angereichert werden. Sie können ein- und ausgecheckt und erst im Rahmen einer finalen Freigabe sicht- und nutzbar gemacht werden. Diese Sichtungs- und Freigabeprozesse könnten für übergreifende Dokumente z.B. über das Marketing koordiniert werden, Produktions- oder Finance-Dokumente hingegen über die jeweiligen Fachbereiche.

Die gesamte POD-Gruppe war sich darüber einig, dass diese SharePoint-Alternative eine gute Lösung ist und weiter ausgebaut werden soll.

Eine grundlegende Hürde bei der Ablage digitaler Dokumente ist die Erreichbarkeit für Kollegen, die keinen direkten Zugang zu einem digitalen Arbeitsplatz haben. Auch wenn diese Hürden nicht komplett aus dem Weg zu räumen sind und hier immer zusätzliche Aufwände für diese Kollegen existent sein werden, so kann doch nach besten Mitteln versucht werden, sie zu verringern.

Denkbar wären die Platzierung und der Zugriff auf zusätzliche PCs an zentralen Orten im Betrieb. Eine weitere Überlegung wäre die Positionierung von digitalen Infoboards und Dashboards – De facto die „Schwarzen Bretter von Morgen“.

Selbstredend sollte darauf geachtet werden, eine klare und selbst sprechende Ablagestruktur zu bieten, sodass sich auch Kollegen direkt zurechtfinden, die nur selten auf die besagten Dokumente zugreifen.

Ein Dokumententresor innerhalb der Gruppe ist für jeden Beteiligten eine sinnvolle Sache, spart Zeit, Geld und Nerven. Das Intranet mit SharePoint wäre dafür eine großartige Ebene. Es kann wie eine Bibliothek genutzt werden, um nicht nur Dokumente, sondern auch technische YouTube Videos zentral abzulegen, die von allen Mitarbeiter*innen bei Bedarf abgerufen werden können. Über ein „digitales schwarzes Brett“ können alle Informationen an die Mitarbeiter ohne PC-Zugang in den Fertigungen weitergeleitet werden.

Dennoch ist eine solche Dokumentenablage mit initialem Aufwand für jeden einzelnen verbunden. Die Nutzung muss gelernt und gleichzeitig intuitiv zu bedienen sein. Rollen müssen definiert und zugeordnet werden, die fortlaufende Pflege muss gewährleistet sein.